Lo shadow IT: problema o opportunità?

  • 16/08/2015
  • Massimiliano Omodei

Capita sempre più spesso che in un'azienda il personale utilizzi strumenti esterni per il lavoro, senza l'approvazione e il rilascio del reparto IT: Wunderlist (o Trello) per gestire le attività, Evernote per gestire appunti o note, piuttosto che Dropbox per condividere file.

Questo fenomeno si chiama "Shadow IT": quando l'utente adotta per il proprio lavoro strumenti non rilasciati e gestiti dall'IT aziendale (anzi, spesso l'IT ne è all'oscuro). Fino a qualche anno fa si trattava solo di Excel o Access (ma anche la chiavetta USB usata per portare il lavoro a casa era Shadow IT).

Ma negli ultimi due - tre anni, con l'avvento di tablet, smartphone e delle applicazioni cloud, lo scenario è cambiato. Non ho citato Evernote, Wunderlist, Trello e Dropbox a caso: sono i prodotti "shadow IT" più diffusi.

Lo shadow IT può esporre l’organizzazione a vari rischi. Il reparto IT si trova a essere responsabile della sicurezza e protezione di risorse che non conosce. Questi prodotti rispettano la Compliance aziendale? Quasi sicuramente l'utente ha creato un account privato, e in caso di licenziamento le informazioni salvate nel suo account sono fuori controllo. Un articolo di Wikipedia (https://en.wikipedia.org/wiki/Shadow_IT) spiega molto bene quali possono essere tutti i rischi derivanti dallo Shadow IT.

Il lato positivo dello Shadow IT

Lo Shadow IT è un'importante risorsa di innovazione, perché può aiutare a capire gli strumenti di cui l'utente ha realmente bisogno (e che in modo proattivo si è procurato): possiamo pensare questi utilizzi come prototipi di soluzioni future approvate dall'IT ed integrate correttamente nell'organizzazione.

Prossimamente sul blog avrò modo ancora di parlare di Shadow IT: ti darò qualche suggerimento su come comprenderlo, su come affrontarlo e su come minimizzare i rischi.

La soluzione Worktogether

A differenza di altri prodotti, Worktogether può essere installato su un server aziendale o su un cloud "privato", e quindi controllato e gestito dal reparto IT. E gli archivi sono di proprietà dell'azienda. Senza contare che Worktogether può essere integrato facilmente con i sistemi informativi del cliente, e personalizzato al fine di rispondere esattamente ai requisiti aziendali.

Se in azienda servono strumenti per gestire note, attività e condividere documenti, Worktogether può essere la soluzione ufficiale e sicura, utilizzabile su tablet, smartphone, all'interno o all'esterno dell'azienda.


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